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Setti Group policy · v1.0

Conflicts of Interest, Gifts and Hospitality Policy

Requires declaration and management of conflicts of interest and sets limits, approval rules and a register for gifts and hospitality given or received.

Purpose and scope

This policy explains how Setti Group manages conflicts of interest and controls gifts, hospitality, travel and entertainment given or received in the course of business. It applies to Setti Group FZC (Sharjah Publishing City Free Zone, UAE) and Setti Group Ltda (CNPJ 69.086.322/0001-00, Fortaleza, Ceará, Brazil; trade name SetFit), together “Setti Group” or “the Group”, to all Personnel, and to agents and intermediaries acting for the Group.

The Group is small and its Founder & Principal is personally involved in most client, trainer, software and trading relationships, including the family-linked trading partner BS Agrícola Ltda. That closeness makes clear declaration and recording rules more important.

Policy statement

Decisions taken for Setti Group must serve the Group and its clients, not the personal interest of the person deciding. Personnel must avoid conflicts where possible, declare them in writing where they cannot be avoided, and step back from the decision where the Founder & Principal so requires. Gifts and hospitality may be a normal courtesy; they must never be, or appear to be, a way to influence a decision. Anything above the threshold in this policy requires prior approval and entry in the gifts register.

Definitions

  • Conflict of interest: a personal, family, financial or other outside interest that could influence, or reasonably appear to influence, a person’s judgement on behalf of the Group; actual, potential or perceived.
  • Family member: spouse or partner, parent, child, sibling, in-law, or anyone in the same household.
  • Gift: anything of value given or received without payment, including goods, vouchers, non-public discounts, tickets and services.
  • Hospitality: meals, drinks, accommodation, travel, entertainment or events provided by or to a business partner.
  • Threshold: USD 100, or the BRL 500 equivalent, or the equivalent in any other currency, per occasion and per person.
  • Gifts register: the record of gifts and hospitality kept by the Founder & Principal.

Responsibilities

  • The Founder & Principal owns this policy, rules on conflict declarations, keeps the gifts register, approves or refuses gifts and hospitality above the threshold, and records his own conflicts and gifts in the same register. Where he is himself conflicted in a material decision, he records the conflict and obtains a written second opinion from an independent adviser.
  • Personnel must complete a conflict declaration on joining, update it when circumstances change and at least annually, and record gifts and hospitality as required here.
  • Agents and intermediaries must disclose any relationship with the Group’s clients, counterparties or public officials before engagement.

Requirements

  1. Declaration. All Personnel must declare in writing to the Founder & Principal, on joining and at least every 12 months, any outside employment, directorship, shareholding above 5 per cent, family relationship or financial interest relating to a client, supplier, counterparty, competitor or public body dealing with the Group. A new conflict must be declared within five business days.
  2. Typical conflicts include: a family member employed by a client, a public authority or BS Agrícola Ltda; a personal financial interest in a commodity trade, vessel or counterparty; a trainer or SetFit user who is a relative; a personal relationship with a client’s decision-maker; outside HSSE consulting or training work.
  3. Management of conflicts. The Founder & Principal decides in writing whether the conflict is acceptable, acceptable with conditions (for example the person steps out of the decision, or a second person reviews the pricing), or not acceptable. The decision is recorded with the declaration.
  4. Related-party transactions. Any transaction between the Group and a family member of Personnel, or an entity they control, including BS Agrícola Ltda, must be on documented arm’s-length terms, approved in writing by the Founder & Principal, and identifiable in the accounts.
  5. Outside activities. Personnel may not perform paid HSSE consulting, training or software work for the Group’s clients or competitors without prior written approval. Other outside work must not use Group time, equipment or confidential information.
  6. General limits. Gifts and hospitality must be infrequent, modest, appropriate to the relationship, not requested, and never offered during a tender, negotiation, audit, inspection or trade indication where the recipient influences the outcome.
  7. Always prohibited: cash or cash equivalents (gift cards, prepaid cards, crypto-assets, vouchers redeemable for cash), loans, adult entertainment, gifts to or from public officials without prior written approval, and anything offered in exchange for, or in expectation of, a business decision.
  8. Value threshold. Gifts or hospitality below USD 100 (or BRL 500 equivalent) per person per occasion may be given or accepted without prior approval, provided items 6 and 7 are met. Anything at or above the threshold, and anything from one source exceeding USD 300 (or BRL 1,500 equivalent) in total in 12 months, requires prior written approval of the Founder & Principal.
  9. Gifts register. All gifts and hospitality at or above the threshold, whether approved, refused, given or received, must be recorded in the gifts register within five business days, stating date, giver, recipient, description, estimated value, business purpose and approval decision. Gifts of any value from public officials or trading counterparties must also be recorded. The Founder & Principal keeps the register and reviews it quarterly.
  10. Travel and accommodation. Business partners may not pay for Personnel’s travel or accommodation. For on-site training or site visits, the Group invoices travel costs or bears them itself. The Group may pay reasonable travel for a client’s staff only where necessary for a delivered service and with prior written approval.
  11. Events. Attendance at supplier-hosted conferences or trade events is permitted where there is a clear business purpose, the Group pays its own travel, and the invitation is recorded in the register.
  12. Refusal and return. A gift that cannot be accepted must be politely refused or returned with reference to this policy. Where return would cause offence, the gift may be accepted on behalf of the Group, recorded, and donated to a charity chosen by the Founder & Principal.
  13. SetFit and Arcas GRC. Personnel must not accept gifts, commissions or benefits from personal trainers, gyms or corporate clients in exchange for preferential treatment on the platforms, feature prioritisation or access to user data, including health and fitness data. Any such offer is reported and recorded.
  14. Agents and intermediaries acting for the Group must apply these limits when dealing with the Group’s clients and counterparties and must report gifts and hospitality they provide on the Group’s behalf.
  15. Records. Declarations and the gifts register are retained for at least 10 years and are available for audit by clients under contractual audit rights.

Reporting, breaches and consequences

Questions and declarations go to the Founder & Principal or compliance@settigroup.com. Concerns about an undeclared conflict or an improper gift may be raised through speakup@settigroup.com (anonymous reports accepted) or by post to the registered address of either Group entity.

Failure to declare a conflict, acceptance of a prohibited gift, or failure to record a gift at or above the threshold is a breach of this policy and of the Code of Conduct and Business Ethics. Consequences range from a written warning to termination of employment or contract under the applicable labour law and, where the gift amounts to a bribe, referral to the authorities under the Anti-Bribery and Anti-Corruption Policy.

  • Code of Conduct and Business Ethics
  • Anti-Bribery and Anti-Corruption Policy
  • Speak-Up and Non-Retaliation Policy
  • Third-Party Due Diligence and KYC Policy
  • UAE Federal Decree-Law No. 31/2021 (bribery provisions); UAE Federal Decree-Law No. 33/2021 (Labour Law)
  • Brazil: Lei 12.846/2013 and Decreto 11.129/2022; CLT (Decreto-Lei 5.452/1943)
  • UK Bribery Act 2010; US FCPA; ISO 37001 (reference framework only; Setti Group is not certified)

Review and approval

Version 1.0, effective 1 October 2026. Approved by the Founder & Principal, Setti Group. Reviewed annually or on material change of law. Threshold values are reviewed annually against exchange rates and local practice.

Draft prepared for legal review. Not effective until approved and signed.

Finalidade e abrangência

Esta política explica como a Setti Group gere conflitos de interesse e controla presentes, hospitalidade, viagens e entretenimento dados ou recebidos no curso dos negócios. Aplica-se à Setti Group FZC (Sharjah Publishing City Free Zone, EAU) e à Setti Group Ltda (CNPJ 69.086.322/0001-00, Fortaleza, Ceará, Brasil; nome fantasia SetFit), em conjunto “Setti Group” ou “o Grupo”, a todos os Colaboradores e aos agentes e intermediários que atuem pelo Grupo.

O Grupo é pequeno e seu Fundador e Diretor participa pessoalmente da maioria dos relacionamentos com clientes, treinadores, software e trading, incluindo a parceira comercial de vínculo familiar BS Agrícola Ltda. Essa proximidade torna ainda mais importantes as regras claras de declaração e registro.

Declaração de política

As decisões tomadas pela Setti Group devem servir ao Grupo e a seus clientes, não ao interesse pessoal de quem decide. Os Colaboradores devem evitar conflitos sempre que possível, declará-los por escrito quando não puderem ser evitados e afastar-se da decisão quando o Fundador e Diretor assim exigir. Presentes e hospitalidade podem ser uma cortesia normal; jamais podem ser, ou parecer ser, um meio de influenciar uma decisão. Qualquer coisa acima do limite desta política exige aprovação prévia e lançamento no registro de presentes.

Definições

  • Conflito de interesses: interesse pessoal, familiar, financeiro ou externo de outra natureza capaz de influenciar, ou razoavelmente parecer influenciar, o julgamento de uma pessoa em nome do Grupo; real, potencial ou aparente.
  • Familiar: cônjuge ou companheiro(a), pai ou mãe, filho(a), irmão(ã), parente por afinidade ou qualquer pessoa do mesmo domicílio.
  • Presente: qualquer coisa de valor dada ou recebida sem pagamento, incluindo bens, vales, descontos não públicos, ingressos e serviços.
  • Hospitalidade: refeições, bebidas, hospedagem, viagens, entretenimento ou eventos oferecidos por ou a um parceiro de negócios.
  • Limite: USD 100, ou o equivalente a BRL 500, ou o equivalente em qualquer outra moeda, por ocasião e por pessoa.
  • Registro de presentes: o registro de presentes e hospitalidade mantido pelo Fundador e Diretor.

Responsabilidades

  • O Fundador e Diretor é o responsável por esta política, decide sobre as declarações de conflito, mantém o registro de presentes, aprova ou recusa presentes e hospitalidade acima do limite e registra seus próprios conflitos e presentes no mesmo registro. Quando ele próprio estiver em conflito em decisão relevante, registra o conflito e obtém segunda opinião escrita de um consultor independente.
  • Os Colaboradores devem preencher uma declaração de conflitos ao ingressar, atualizá-la quando as circunstâncias mudarem e pelo menos anualmente, e registrar presentes e hospitalidade conforme aqui exigido.
  • Agentes e intermediários devem revelar qualquer relacionamento com clientes, contrapartes ou agentes públicos ligados ao Grupo antes da contratação.

Requisitos

  1. Declaração. Todos os Colaboradores devem declarar por escrito ao Fundador e Diretor, ao ingressar e pelo menos a cada 12 meses, qualquer emprego externo, cargo de direção, participação societária acima de 5%, relação familiar ou interesse financeiro relacionado a cliente, fornecedor, contraparte, concorrente ou órgão público que negocie com o Grupo. Um novo conflito deve ser declarado em até cinco dias úteis.
  2. Conflitos típicos incluem: familiar empregado por cliente, autoridade pública ou pela BS Agrícola Ltda; interesse financeiro pessoal em operação de commodities, navio ou contraparte; treinador ou usuário do SetFit que seja parente; relacionamento pessoal com decisor de cliente; trabalho externo de consultoria ou treinamento em HSSE.
  3. Gestão dos conflitos. O Fundador e Diretor decide por escrito se o conflito é aceitável, aceitável com condições (por exemplo, a pessoa se afasta da decisão ou uma segunda pessoa revisa a precificação) ou inaceitável. A decisão é registrada junto com a declaração.
  4. Transações com partes relacionadas. Qualquer transação entre o Grupo e familiar de Colaborador, ou entidade por ele controlada, incluindo a BS Agrícola Ltda, deve ocorrer em condições de mercado documentadas, aprovadas por escrito pelo Fundador e Diretor e identificáveis na contabilidade.
  5. Atividades externas. Os Colaboradores não podem prestar consultoria, treinamento ou trabalho de software em HSSE remunerado para clientes ou concorrentes do Grupo sem aprovação prévia e escrita. Outros trabalhos externos não podem usar tempo, equipamentos ou informações confidenciais do Grupo.
  6. Limites gerais. Presentes e hospitalidade devem ser infrequentes, modestos, adequados ao relacionamento, não solicitados e jamais oferecidos durante licitação, negociação, auditoria, inspeção ou indicação de preço em que o destinatário influencie o resultado.
  7. Sempre proibidos: dinheiro ou equivalentes (cartões-presente, cartões pré-pagos, criptoativos, vales conversíveis em dinheiro), empréstimos, entretenimento adulto, presentes a ou de agentes públicos sem aprovação prévia e escrita, e qualquer coisa oferecida em troca de, ou na expectativa de, uma decisão de negócios.
  8. Limite de valor. Presentes ou hospitalidade abaixo de USD 100 (ou o equivalente a BRL 500) por pessoa e por ocasião podem ser dados ou aceitos sem aprovação prévia, desde que atendidos os itens 6 e 7. Qualquer coisa no limite ou acima dele, e qualquer coisa de uma mesma fonte que exceda USD 300 (ou o equivalente a BRL 1.500) no total em 12 meses, exige aprovação prévia e escrita do Fundador e Diretor.
  9. Registro de presentes. Todos os presentes e hospitalidades no limite ou acima dele, aprovados, recusados, dados ou recebidos, devem ser lançados no registro de presentes em até cinco dias úteis, com data, ofertante, destinatário, descrição, valor estimado, finalidade comercial e decisão de aprovação. Presentes de qualquer valor vindos de agentes públicos ou contrapartes de trading também devem ser registrados. O Fundador e Diretor mantém o registro e o revisa trimestralmente.
  10. Viagens e hospedagem. Parceiros de negócios não podem custear viagens ou hospedagem de Colaboradores. Para treinamentos no local ou visitas a sites, o Grupo fatura os custos de viagem ou os assume. O Grupo pode custear viagem razoável de pessoal do cliente somente quando necessário a um serviço entregue e com aprovação prévia e escrita.
  11. Eventos. A participação em conferências ou eventos setoriais patrocinados por fornecedores é permitida quando há finalidade comercial clara, o Grupo custeia a própria viagem e o convite é lançado no registro.
  12. Recusa e devolução. Presente que não possa ser aceito deve ser educadamente recusado ou devolvido com referência a esta política. Quando a devolução causar ofensa, o presente pode ser aceito em nome do Grupo, registrado e doado a instituição beneficente escolhida pelo Fundador e Diretor.
  13. SetFit e Arcas GRC. Os Colaboradores não devem aceitar presentes, comissões ou benefícios de personal trainers, academias ou clientes corporativos em troca de tratamento preferencial nas plataformas, priorização de funcionalidades ou acesso a dados de usuários, incluindo dados de saúde e condicionamento físico. Qualquer oferta desse tipo é reportada e registrada.
  14. Agentes e intermediários que atuem pelo Grupo devem aplicar estes limites no trato com clientes e contrapartes do Grupo e reportar presentes e hospitalidade que ofereçam em nome do Grupo.
  15. Registros. As declarações e o registro de presentes são mantidos por pelo menos 10 anos e ficam disponíveis para auditoria de clientes conforme direitos contratuais de auditoria.

Comunicação, violações e consequências

Dúvidas e declarações vão ao Fundador e Diretor ou a compliance@settigroup.com. Preocupações sobre conflito não declarado ou presente indevido podem ser levantadas por speakup@settigroup.com (denúncias anônimas são aceitas) ou por correio ao endereço registrado de qualquer das entidades do Grupo.

Deixar de declarar um conflito, aceitar presente proibido ou deixar de registrar presente no limite ou acima dele constitui violação desta política e do Código de Conduta e Ética Empresarial. As consequências vão de advertência escrita a rescisão do contrato de trabalho ou de prestação de serviços nos termos da legislação trabalhista aplicável e, quando o presente configurar suborno, comunicação às autoridades nos termos da Política Anticorrupção e Antissuborno.

Políticas relacionadas e referências

  • Código de Conduta e Ética Empresarial
  • Política Anticorrupção e Antissuborno
  • Política de Canal de Denúncias e Não Retaliação
  • Política de Due Diligence de Terceiros e KYC
  • EAU: Decreto-Lei Federal nº 31/2021 (dispositivos sobre suborno); Decreto-Lei Federal nº 33/2021 (Lei Trabalhista)
  • Brasil: Lei 12.846/2013 e Decreto 11.129/2022; CLT (Decreto-Lei 5.452/1943)
  • UK Bribery Act 2010; FCPA (EUA); ISO 37001 (apenas referência; a Setti Group não é certificada)

Revisão e aprovação

Versão 1.0, vigente a partir de 1º de outubro de 2026. Aprovada pelo Fundador e Diretor, Setti Group. Revisada anualmente ou em caso de alteração relevante da lei. Os valores-limite são revisados anualmente frente às taxas de câmbio e à prática local.

Minuta preparada para revisão jurídica. Sem efeito até aprovação e assinatura.